Job overview
เจ้าหน้าที่อาวุโสประสานงานขาย (Senior Sales Coordinator) ในสายงานธุรการ มีบทบาทสำคัญในการเป็น "กระดูกสันหลัง" ของทีมขาย โดยทำหน้าที่ควบคุมดูแลระบบงานเอกสาร ข้อมูลการขาย และการประสานงานภายใน-ภายนอกองค์กรให้เป็นไปอย่างราบรื่น ไร้รอยต่อ
Responsibilities
1. การบริหารงานเอกสารและกระบวนการขาย (Sales Administration & Order Management)
- ดูแลและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารในกระบวนการขายทั้งหมด เช่น ใบเสนอราคา (Quotation), ใบสั่งซื้อ (Purchase Order), สัญญาซื้อขาย และเอกสารการวางบิล/รับเงิน
- บันทึกและจัดการข้อมูลการขายลงในระบบ ERP หรือ CRM (เช่น SAP, Salesforce, หรือระบบของบริษัท) ให้เป็นปัจจุบันและถูกต้อง 100%
- ติดตามสถานะการจัดส่งสินค้า การวางบิล และการชำระเงินของลูกค้า ร่วมกับฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชี
2. การประสานงานและการบริการลูกค้า (Coordination & Customer Support)
- เป็นสื่อกลางประสานงานหลักระหว่างทีมขาย ลูกค้า และหน่วยงานภายใน (เช่น คลังสินค้า, จัดซื้อ, บัญชี, และฝ่ายขนส่ง)
- รองรับการติดต่อจากลูกค้ารายใหญ่ (Key Accounts) ในกรณีที่ต้องการประสานงานเร่งด่วน หรือมีปัญหาซับซ้อน
- จัดการและแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเกี่ยวกับข้อร้องเรียนของลูกค้า (Complaints) ด้านเอกสารหรือการส่งมอบอย่างมืออาชีพ
3. งานวิเคราะห์ข้อมูลและรายงาน (Data Analysis & Reporting)
- รวบรวม จัดทำ และวิเคราะห์รายงานยอดขายประจำสัปดาห์/เดือน/ไตรมาส (Sales Reports & Forecasts) เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหาร
- ดูแลระบบฐานข้อมูลลูกค้า (Customer Database) ให้มีความสะอาด ปลอดภัย และพร้อมใช้งาน
4. การเป็นผู้นำและพัฒนาทีม (Leadership & Process Improvement)
- ให้คำปรึกษา แนะนำ และเป็นพี่เลี้ยง (Mentor) ให้กับเจ้าหน้าที่ประสานงานขายระดับ Junior
- เสนอแนะแนวทางในการปรับปรุงกระบวนการทำงาน (Workflow) ด้านธุรการขายให้กระชับ รวดเร็ว และลดความผิดพลาด
Qualifications
ทักษะความสามารถ (Skills & Competencies)
- ทักษะทางเทคนิค (Hard Skills):
- มีความชำนาญขั้นสูงในการใช้ Microsoft Office โดยเฉพาะ Excel (VLOOKUP, Pivot Table, Formulas) สำหรับการทำรายงาน
- มีประสบการณ์การใช้งานระบบ ERP (เช่น SAP, Oracle) หรือระบบ CRM จะพิจารณาเป็นพิเศษ
- ทักษะทางอารมณ์และสังคม (Soft Skills):
- มีทักษะการสื่อสารและการเจรจาต่อรองที่ยอดเยี่ยม (ทั้งการพูดและการเขียน)
- มีทักษะการบริหารเวลา (Time Management) และการจัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization) ภายใต้แรงกดดันได้ดี
- มีใจรักบริการ (Service Mind) และมีไหวพริบในการแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า (Problem-Solving)
- ละเอียดรอบคอบสูงมาก (Detail-Oriented) เนื่องจากต้องดูแลเรื่องตัวเลขและเอกสารสำคัญ
